Dofinansowanie do wyposażenia stanowiska pracy

Dofinansowanie do wyposażenia stanowiska pracy to zwrot kosztów zakupu mebli, sprzętu i narzędzi z Funduszu Pracy, który pracodawca otrzymuje po zatrudnieniu osoby skierowanej przez urząd pracy. W 2026 roku refundacja sięga od 38 251,52 zł do 57 377,28 zł na jedno stanowisko.

Spis treści

1. Czym jest refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy
2. Ile wynosi dofinansowanie w 2026 roku
3. Kto może otrzymać refundację
4. Warunki, które trzeba spełnić
5. Jak złożyć wniosek o refundację krok po kroku
6. Obowiązki po podpisaniu umowy
7. Co kupisz za dofinansowanie
8. Porada specjalisty OCGR
9. Najczęstsze pytania (FAQ)

Najważniejsze wnioski

• Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy to zwrot z Funduszu Pracy za utworzenie miejsca pracy dla osoby skierowanej z urzędu.
• W 2026 roku dofinansowanie wynosi od 38 251,52 zł (4-krotność) do 57 377,28 zł (6-krotność przeciętnego wynagrodzenia).
• Wniosek o refundację kosztów wyposażenia składasz w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla siedziby firmy lub miejsca pracy.
• Wyższa kwota wiąże się z obowiązkiem utrzymania stanowiska pracy przez 18 miesięcy, niższa przez 12 miesięcy.
• Meble do biurka i gabinetu wliczają się w koszty wyposażenia stanowiska pracy objęte zwrotem.

Czym jest refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy to pomoc finansowa z Funduszu Pracy, którą przyznaje powiatowy urząd pracy. Pracodawca dostaje zwrot za wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy i zatrudnienie na nim osoby skierowanej.

Zasada działa w trzech krokach. Firma tworzy lub doposaża stanowisko. Zatrudnia skierowanego bezrobotnego lub skierowanego poszukującego pracy opiekuna osoby niepełnosprawnej. Następnie odzyskuje część wydatków.

To forma dofinansowania działająca „z dołu". Najpierw ponosisz koszty wyposażenia, potem urząd pracy zwraca środki po weryfikacji stanowiska. Wsparcie stanowi pomoc de minimis.

Podstawą prawną jest ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Szczegóły reguluje rozporządzenie z dnia 21 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1645).

Ile wynosi dofinansowanie w 2026 roku

Wysokość dofinansowania liczy się jako wielokrotność przeciętnego wynagrodzenia. Przeciętne wynagrodzenie w I kwartale 2026 r. wyniosło 9 562,88 zł. Od tej kwoty urząd pracy wylicza maksymalny zwrot.

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy ma dwa warianty:

Wariant refundacji	Maksymalna kwota w 2026 r.	Okres utrzymania stanowiska	Wymagany wymiar zatrudnienia
Do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia	do 38 251,52 zł	co najmniej 12 miesięcy	pełny etat (½ etatu dla opiekuna osoby niepełnosprawnej)
Powyżej 4- do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia	od 38 251,52 zł do 57 377,28 zł	co najmniej 18 miesięcy	pełny etat (½ etatu dla opiekuna osoby niepełnosprawnej)

Kwotę przeciętnego wynagrodzenia przyjmuje się z dnia zawarcia umowy. Każdy powiatowy urząd pracy ustala własny limit w regulaminie naboru. Jeden urząd oferuje 30 000 zł, inny pełne 38 251,52 zł. Sprawdź regulamin w swoim urzędzie przed złożeniem wniosku.

Kto może otrzymać refundację

Refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy otrzyma:

• przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą,
• niepubliczne przedszkole, inna niepubliczna forma wychowania przedszkolnego lub niepubliczna szkoła,
• producent rolny posiadający gospodarstwo rolne lub prowadzący dział specjalny produkcji rolnej.

Producent rolny musi przez ostatnie 6 miesięcy zatrudniać co najmniej jednego pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy. Żłobki, kluby dziecięce i podmioty świadczące usługi rehabilitacyjne dla dzieci niepełnosprawnych korzystają z łagodniejszych warunków.

Warunki, które trzeba spełnić

Warunki dofinansowania sprawdza urząd pracy na dzień złożenia wniosku. Firma musi spełnić wszystkie łącznie:

• prowadzenie działalności gospodarczej przez co najmniej 6 miesięcy,
• brak prawomocnego skazania osób zarządzających za przestępstwa gospodarcze, skarbowe lub przeciwko wiarygodności dokumentów w ostatnich 2 latach,
• brak zmniejszenia wymiaru czasu pracy i stanu zatrudnienia w ostatnich 6 miesiącach z przyczyn dotyczących zakładu pracy,
• brak zaległości w wypłacie wynagrodzeń oraz w składkach na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, FGŚP, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych,
• brak zaległości we wpłatach na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
• brak zaległości w innych daninach publicznych i zobowiązaniach cywilnoprawnych.

Wniosek o refundację kosztów wyposażenia urząd uwzględni, gdy jest kompletny, prawidłowo sporządzony, a starosta dysponuje środkami na jego sfinansowanie.

Jak złożyć wniosek o refundację krok po kroku

Wniosek o refundację kosztów wyposażenia składasz w powiatowym urzędzie pracy. Właściwy urząd to ten w rejonie siedziby firmy lub miejsca wykonywania pracy przez skierowaną osobę.

Kolejność działań:

1. Sprawdź nabór i regulamin w swoim urzędzie pracy. Poznaj limit kwotowy i listę wymaganych załączników.
2. Wypełnij wniosek o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy. Opisz stanowisko, wyposażenie i planowaną kwotę.
3. Podpisz umowę ze starostą, w imieniu którego działa dyrektor urzędu pracy.
4. Kup wyposażenie stanowiska pracy dopiero po podpisaniu umowy. Zbieraj faktury na firmę.
5. Zatrudnij skierowanego bezrobotnego lub skierowanego poszukującego pracy opiekuna osoby niepełnosprawnej.
6. Rozlicz wydatki. Urząd zwraca środki po stwierdzeniu utworzenia i wyposażenia stanowiska.

Obowiązki po podpisaniu umowy

Umowa nakłada trzy obowiązki. Rozliczenie wydatków na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy. Utrzymanie stanowiska pracy w związku z przyznaną refundacją. Zatrudnienie skierowanej osoby przez cały wymagany okres.

Okres utrzymania zależy od kwoty. Refundacja do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia wymaga 12 miesięcy. Refundacja powyżej tej granicy wymaga 18 miesięcy. Zatrudnienie utrzymujesz w pełnym wymiarze czasu pracy, a przy opiekunie osoby niepełnosprawnej dopuszczalna jest połowa etatu.

Kwestia VAT jest prosta. Gdy odliczasz podatek naliczony, refundacja obejmuje koszty wyposażenia stanowiska pracy w kwocie netto. Jeśli nabędziesz prawo do odliczenia po zawarciu umowy, zwracasz równowartość VAT.

Co kupisz za dofinansowanie

Dofinansowanie do wyposażenia stanowiska pracy pokrywa zakup mebli, sprzętu i narzędzi. Meble stanowią zwykle dużą część budżetu na nowe stanowisko.

Podstawowe wyposażenie to meble pracownicze: biurko, fotel obrotowy, kontener i szafa aktowa. Stanowiska menedżerskie i sale spotkań urządzisz w meble gabinetowe o wyższym standardzie wykończenia.

Refundacja zwraca koszt zakupu, więc meble muszą stać się własnością firmy. Meble w leasingu operacyjnym zwykle nie kwalifikują się do zwrotu, bo w trakcie umowy nie jesteś ich właścicielem. Leasing mebli biurowych sprawdza się przy stanowiskach ponad limit refundacji oraz w firmach, które nie spełniają warunków dofinansowania. Leasing rozkłada koszt na raty i zwalnia gotówkę na inne wydatki.

Porada specjalisty OCGR

„Najczęstszy błąd to zakup mebli przed podpisaniem umowy z urzędem pracy. Faktura wystawiona zbyt wcześnie wypada z rozliczenia i firma traci zwrot. Kupuj wyposażenie dopiero po podpisaniu umowy, a każdą fakturę opisuj zgodnie z pozycjami z wniosku. Przy większym biurze łączymy dwie ścieżki: stanowiska objęte refundacją finansujemy zakupem, a resztę przez leasing mebli biurowych. Dzięki temu firma wyposaża całe biuro od razu, a płaci tylko za część nieobjętą dofinansowaniem." – specjalista OCGR

FAQ – najczęstsze pytania 

Czym jest dofinansowanie do wyposażenia stanowiska pracy?

To zwrot kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy z Funduszu Pracy. Pracodawca dostaje środki po utworzeniu miejsca pracy dla osoby skierowanej przez urząd pracy.

Ile wynosi refundacja w 2026 roku?

Refundacja sięga od 38 251,52 zł do 57 377,28 zł na jedno stanowisko. Kwoty odpowiadają 4- i 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia z I kwartału 2026 r., które wyniosło 9 562,88 zł.

Kto może złożyć wniosek o refundację kosztów wyposażenia?

Wniosek składa przedsiębiorca, niepubliczne przedszkole lub szkoła oraz producent rolny. Podmiot musi spełniać warunki dotyczące braku zaległości i utrzymania zatrudnienia.

Gdzie składa się wniosek?

Wniosek składasz w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla siedziby firmy lub miejsca pracy skierowanej osoby. Wcześniej sprawdź regulamin naboru w tym urzędzie.

Jak długo trzeba utrzymać stanowisko pracy?

Przy refundacji do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia stanowisko utrzymujesz 12 miesięcy. Przy kwocie wyższej okres wydłuża się do 18 miesięcy.

Czy refundacja obejmuje VAT?

Gdy firma odlicza VAT, urząd zwraca koszty w kwocie netto. Jeśli prawo do odliczenia pojawi się później, przedsiębiorca zwraca równowartość podatku.

Czy meble w leasingu kwalifikują się do refundacji?

Refundacja zwraca zakup, więc meble muszą stać się własnością firmy. Leasing mebli biurowych stosuje się do stanowisk ponad limit dofinansowania lub gdy firma nie spełnia warunków.

Czy refundacja to pomoc de minimis?

Tak, refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy stanowi pomoc de minimis. Rozliczasz ją zgodnie z limitami tej pomocy z rozporządzeń unijnych.