18 sierpnia 2026 r.
Przy pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi sprzęt, narzędzia oraz pokryć koszty energii elektrycznej i internetu. Kodeks pracy przenosi na firmę większość wydatków związanych z wyposażeniem stanowiska poza biurem.
Spis treści
- Definicja pracy zdalnej i podstawa w Kodeksie pracy
- Obowiązki pracodawcy dotyczące wyposażenia
- Jakie koszty pokrywa pracodawca
- Ekwiwalent i ryczałt zamiast sprzętu
- Regulamin pracy zdalnej
- Kontrola i bezpieczne warunki pracy
- Wyposażenie biura przy pracy hybrydowej
- Porada specjalisty OCGR
Najważniejsze wnioski
- Pracodawca zapewnia komputer, monitor, drukarkę i inne narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
- Firma pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
- Zamiast własnego sprzętu pracownika pracodawca może wypłacić ekwiwalent lub ryczałt według cen rynkowych.
- Regulamin pracy zdalnej nie jest obowiązkowy, ustala jednak zasady pokrywania kosztów i kontroli.
- Praca hybrydowa wymaga wyposażenia stanowiska w biurze zgodnie z zasadami BHP.
Definicja wykonywania pracy zdalnej i podstawa w Kodeksie pracy
Praca zdalna to wykonywanie pracy poza siedzibą firmy, w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w domu. Definicja pracy zdalnej oraz obowiązki stron wynikają z przepisów Kodeksu pracy.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej obciążają pracodawcę większością wydatków. Pracownik może wykonywać pracę zdalnie w całości lub częściowo. Praca zdalna oznacza świadczenie zadań poza zakładem pracy.
Tematyka pracy zdalnej nie jest przedmiotem regulaminu pracy. Prawa pracy w tym zakresie wymagają osobnego aktu wewnątrzzakładowego. Kodeks pracy przewiduje w tym celu regulamin pracy zdalnej lub porozumienie.
Czym jest okazjonalna praca zdalna?
Okazjonalna praca zdalna to forma pracy poza biurem wykonywana na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Przy tym trybie pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia sprzętu ani pokrycia kosztów energii i internetu, a przepisy o kontroli i BHP stosuje się w ograniczonym zakresie.
Obowiązki pracodawcy dotyczące wyposażenia
Obowiązek pracodawcy w zakresie wyposażenia obejmuje cztery elementy. Wszystkie wynikają wprost z przepisów Kodeksu pracy.
Po pierwsze, pracodawca musi zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z ich zakupem. Chodzi o komputer, monitor ekranowy, drukarkę i klawiaturę.
Po drugie, firma zapewnia instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy. Pracodawca pokrywa też koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Po trzecie, pracodawca pokrywa koszty inne niż bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile ujmie je w regulaminie lub porozumieniu. Do tej grupy zaliczają się wydatki na większe zużycie wody lub energii cieplnej w domu pracownika.
Po czwarte, firma zapewnia szkolenia i pomoc techniczną. Pracodawca instaluje sprzęt, konfiguruje go i szkoli pracownika z obsługi oraz usuwania drobnych usterek.
Jakie koszty pokrywa pracodawca?
Poniżej zakres kosztów, które przejmuje pracodawca przy pracy zdalnej. Zestawienie odpowiada obowiązkom z Kodeksu pracy.
| Kategoria | Zakres | Forma pokrycia |
| Sprzęt i narzędzia | komputer, monitor, drukarka, klawiatura | pracodawca zapewnia lub wypłaca ekwiwalent |
| Instalacja i serwis | konfiguracja, konserwacja, naprawy | pracodawca wykonuje lub pokrywa koszt |
| Energia elektryczna | zużycie sprzętu w domu | pracodawca pokrywa, zwykle ryczałtem |
| Usługi telekomunikacyjne | internet niezbędny do pracy zdalnej | pracodawca pokrywa |
| Koszty dodatkowe | woda, energia cieplna | tylko gdy ujęte w regulaminie pracy zdalnej |
| Szkolenia i wsparcie | obsługa sprzętu, usuwanie usterek | pracodawca zapewnia |
To obowiązek pracodawcy wynikający z ustawy. Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT. Warunkiem jest wyliczenie kwot według cen rynkowych.
Ekwiwalent i ryczałt zamiast sprzętu
Pracownik może w porozumieniu z pracodawcą używać własnego sprzętu. Wtedy firma wypłaca ekwiwalent pieniężny lub ryczałt zamiast dostarczania urządzeń.
Kwotę ekwiwalentu pracodawca ustala według konkretnych danych. Bierze pod uwagę normy zużycia narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych. Przykład: ryczałt 150 zł miesięcznie pokrywa prąd i internet przy 8-godzinnym dniu pracy zdalnej.
Ekwiwalent liczony według cen rynkowych nie jest przychodem. Zaniżony lub zawyżony ryczałt tworzy ryzyko podatkowe.
Regulamin pracy zdalnej
Regulamin pracy zdalnej porządkuje zasady w firmie. Pracodawca, u którego działają związki zawodowe, ustala zasady w porozumieniu z tymi organizacjami. Pracodawca bez związków opracowuje regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Regulamin pracy zdalnej ustala co najmniej:
- grupy pracowników i stanowiska pracy objęte pracą zdalną,
- zasady pokrywania kosztów instalacji, serwisu, energii i usług telekomunikacyjnych,
- zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu za materiały i narzędzia pracy pracownika,
- zasady kontaktu i potwierdzania obecności na stanowisku pracy zdalnej,
- zasady kontroli wykonywania pracy oraz ochrony danych osobowych (RODO),
- zasady instalacji, inwentaryzacji i serwisu powierzonych urządzeń technicznych.
Regulamin nie jest obowiązkowy. Firma bez regulaminu również dopuści pracę zdalną, wtedy zawiera indywidualne porozumienie z pracownikiem o tej samej treści.
Kontrola pracy zdalnej i bezpieczne warunki pracy
Pracodawca kontroluje pracę zdalną w trzech aspektach: ogólnym, BHP oraz ochrony danych. Kontrola odbywa się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Czynności kontrolne nie naruszają prywatności domowników.
Pracownik odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wykonywania zadań. Pracodawca dostosowuje wyposażenie stanowiska pracy zgodnie z wymaganiami BHP. Pracownik potwierdza elektronicznie obecność na stanowisku pracy przez e-mail, SMS lub logowanie do systemu.
Wyposażenie biura przy pracy hybrydowej
Praca hybrydowa łączy dni zdalne z pracą w biurze. Pracownik hybrydowy zachowuje prawo do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy, gdy część zadań wykonuje w siedzibie firmy. Gdy firma chce zatrudnić zespół hybrydowy, wyposaża stanowiska w biurze i zapewnia sprzęt do pracy zdalnej.
Biurowe stanowisko hybrydowe wyposażasz w meble pracownicze: biurko, fotel ergonomiczny i kontener. Gabinety i sale spotkań urządzasz w meble gabinetowe o wyższym standardzie. Biurko z regulacją wysokości wspiera zdrowie kręgosłupa przy zmiennym trybie pracy.
Koszt wyposażenia biura przy modelu hybrydowym rozłożysz na raty. Leasing mebli biurowych obciąża koszty operacyjne firmy, a nie budżet jednorazowy. Firma wyposaża stanowiska od razu i płaci stałą ratę miesięczną.
Porada specjalisty OCGR
„Przy modelu hybrydowym biurko w firmie stoi puste 2–3 dni w tygodniu, więc warto ograniczyć liczbę stanowisk i przejść na system współdzielony. Meble do takiego biura bierzemy w leasing mebli biurowych, bo firma płaci ratę zamiast dużej kwoty na starcie. Fotel ergonomiczny i biurko z regulacją wysokości traktujemy jako standard, ponieważ obniżają ryzyko zwolnień lekarskich z powodu bólu pleców. Sprzęt do pracy zdalnej firma dostarcza osobno, zgodnie z Kodeksem pracy." – specjalista OCGR
FAQ – najczęstsze pytania
Kto płaci za sprzęt do pracy zdalnej?
Sprzęt zapewnia pracodawca. Firma dostarcza komputer, monitor, drukarkę i klawiaturę lub pokrywa koszt ich zakupu.
Czy pracodawca musi pokryć koszty prądu i internetu?
Tak, pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zwykle rozlicza je ryczałtem ustalonym w regulaminie.
Czy pracownik może pracować na własnym sprzęcie?
Tak, po uzgodnieniu z pracodawcą. Wtedy firma wypłaca ekwiwalent lub ryczałt liczony według cen rynkowych i norm zużycia.
Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy?
Regulamin pracy zdalnej nie jest obowiązkowy. Bez regulaminu pracodawca zawiera indywidualne porozumienie z pracownikiem o tej samej treści.
Co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej?
Regulamin ustala grupy stanowisk, zasady pokrywania kosztów, ekwiwalent, kontakt, kontrolę oraz serwis urządzeń. Reguluje też ochronę danych osobowych zgodnie z RODO.
Czy zwrot kosztów pracy zdalnej jest opodatkowany?
Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie stanowi przychodu pracownika. Warunkiem jest wyliczenie kwot według udokumentowanych cen rynkowych.
Jak pracodawca kontroluje pracę zdalną?
Kontrola odbywa się w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach pracy pracownika i w miejscu pracy zdalnej. Czynności nie mogą naruszać prywatności ani utrudniać korzystania z domu.
Czy pracodawca zapewnia meble do pracy zdalnej?
Kodeks pracy nakłada obowiązek dostarczenia narzędzi i urządzeń technicznych, a meble pozostają kwestią umowną. Przy pracy hybrydowej pracodawca wyposaża stanowisko w biurze zgodnie z zasadami BHP.
